Ngày 01/7/2014, Bộ Chính trị khóa XI đã ban hành Nghị quyết số 36/NQ-TW về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Để cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Đảng về phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, thời gian qua, Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước hết sức cụ thể, thiết thực như: Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Quyết định số 714/QĐ-TTg ngày 22/5/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành danh mục cơ sở dữ liệu quốc gia cần ưu tiên triển khai tạo nền tảng phát triển chính phủ điện tử; Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020.

Ở nước ta hiện nay, việc quản lý dân cư do nhiều bộ, ngành cùng thực hiện, để phục vụ mục tiêu quản lý nhà nước, đồng thời đảm bảo quyền và nghĩa vụ của công dân trong từng ngành, lĩnh vực, các cơ quan quản lý nhà nước đều cấp cho công dân một loại giấy tờ nên mỗi công dân có thể sở hữu nhiều loại giấy tờ với những con số khác nhau (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu, thẻ bảo hiểm y tế, chứng minh nhân dân, hộ chiếu, sổ bảo hiểm xã hội, giấy phép lái xe, các loại thẻ, chứng chỉ,...). Thông tin trong các giấy tờ này có nội dung trùng lặp (họ, tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch...) nên khi sử dụng các giấy tờ để truy nguyên công dân thì đều hiển thị các thông tin trùng nhau, nhưng khi tham gia các giao dịch, công dân lại không thể sử dụng một trong các giấy tờ công dân để chứng minh tình trạng nhân thân của mình.

Việc nghiên cứu, xây dựng các cơ sở dữ liệu mới chỉ tập trung vào mục tiêu quản lý nhà nước của từng ngành, lĩnh vực mà chưa đặt vấn đề kết nối, chia sẻ thông tin chung về công dân giữa các cơ sở dữ liệu nên không khắc phục được tình trạng cục bộ, chia cắt thông tin về công dân, không thống nhất về thông tin cơ bản của một công dân trong các cơ sở dữ liệu, gây lãng phí nguồn lực về tài chính trong việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng (mở rộng cơ sở dữ liệu) và lãng phí nguồn nhân lực khi các cơ quan đều thực hiện việc nhập các dữ liệu trùng nhau.

Để khắc phục những hạn chế, bất cập trong công tác quản lý dân cư của các cơ quan quản lý nhà nước, ngày 08/6/2013, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 896/QĐ-TTg phê duyệt Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư giai đoạn 2013-2020. Đề án 896 ra đời đã khẳng định được vai trò quan trọng của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tạo sự đổi mới căn bản về tổ chức, hoạt động quản lý nhà nước về dân cư theo hướng hiện đại; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ công dân, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Và đến ngày 20/11/2014, tại kỳ họp thứ 8, Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật Căn cước công dân, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016. Trong đó, quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là tập hợp thông tin cơ bản của tất cả công dân Việt Nam được chuẩn hóa, số hóa, lưu trữ, quản lý bằng cơ sở hạ tầng thông tin để phục vụ quản lý nhà nước và giao dịch của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do Bộ Công an thống nhất, quản lý.

Xác định được vị trí, vai trò quan trọng của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, ngày 26/11/2015, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 2083/QĐ-TTg về việc phê duyệt chủ trương đầu tư dự án Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và giao cho Bộ Công an chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương khẩn trương tổ chức thực hiện để sớm đưa hệ thống vào khai thác, sử dụng. Để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trên toàn quốc, rút ngắn thời gian triển khai, tăng cường sự phối hợp của các Bộ, ngành, địa phương và nâng cao trách nhiệm của công dân trong việc cung cấp thông tin dân cư, ngày 13/3/2017, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 07/CT-TTg về việc tăng cường phối hợp triển khai xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư có vị trí, vai trò hết sức quan trọng của đời sống xã hội, cụ thể như sau:

Thứ nhất, thông qua việc tổ chức thu thập, cập nhật các thông tin cơ bản của công dân sẽ tạo lập nên một hệ cơ sở về dân cư tập trung, thống nhất từ Trung ương đến địa phương để dùng chung nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin dân cư phục vụ công tác quản lý nhà nước, hoạch định các chính sách phát triển kinh tế- xã hội, đảm bảo an sinh xã hội.

Thứ hai, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là căn cứ quan trọng để các cơ quan quản lý nhà nước nghiên cứu, đề xuất lộ trình đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ công dân, khắc phục tình trạng người dân phải sử dụng nhiều giấy tờ cá nhân nhưng không đem lại hiệu quả trong công tác giải quyết các thủ tục hành chính. Việc tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu khi giải quyết các thủ tục hành chính sẽ thay thế cho việc phải xuất trình hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ công dân khi thực hiện thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí và thời gian đi lại của nhân dân, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân.

Thứ ba, thông tin về dân cư được thu thập, cập nhật thường xuyên sẽ góp phần nâng cao năng lực, hiệu quả công tác quản lý dân cư, quản lý chắc biến động dân cư, quản lý các loại đối tượng, hỗ trợ công tác tra cứu, xác minh về nhân thân của công dân, góp phần đảm bảo an ninh, trật tự, đấu tranh phòng, chống tội phạm.

Thứ tư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được xây dựng với mục tiêu, kết nối chia sẻ thông tin về dân cư với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của các ngành, lĩnh vực trên toàn quốc, làm tăng khả năng khai thác, cập nhật thông tin về dân cư, hạn chế tối đa sự trùng lặp thông tin, giảm chi phí đầu tư từ ngân sách nhà nước đối với hạ tầng công nghệ thông tin của các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Đồng thời, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư góp phần làm giảm khối lượng hồ sơ giấy tờ đang lưu trữ tại các cơ quan hành chính.

Như vậy, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, tạo nền tảng cho công tác quản lý nhà nước theo hướng hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ công dân, giảm thời gian và chi phí giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và góp phần phát triển Chính phủ điện tử. Trong đó, việc thu thập thông tin dân cư có ý nghĩa hết sức quan trọng quyết định đến sự thành công của cả hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Vì vậy, để việc triển khai thu thập thông tin dân cư đạt hiệu quả, đảm bảo tiến độ theo kế hoạch đề ra, Bộ Công an đề nghị mỗi công dân cần nắm vững các quy định của pháp luật về việc xây dựng, quản lý và khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; quyền và trách nhiệm trong việc cung cấp và khai thác thông tin Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trong quá trình tổ chức thu thập thông tin dân cư, Bộ Công an đề nghị công dân phối hợp thực hiện, một số nội dung như sau:

- Căn cứ vào các giấy tờ tùy thân, như: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân, Giấy khai sinh...đã được cấp và hướng dẫn của cơ quan Công an để kê khai đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cơ bản theo quy định tại khoản 1, Điều 9, Luật Căn cước công dân của bản thân và người thân trong hộ gia đình vào Phiếu thu nhập thông tin dân cư do Bộ Công an phát hành;

- Xuất trình các giấy tờ chứng minh thông tin thân nhân phục vụ việc kiểm tra, xác thực tính chính xác của thông tin dân cư được khai trong Phiếu thu thập thông tin dân cư;

- Kiểm tra, ký xác nhận vào mẫu Phiếu thu thập thông tin dân cư để đảm bảo căn cứ pháp lý của thông tin được thu thập, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Sau khi hoàn thành việc xây dựng hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, mỗi người dân được quyền khai thác thông tin của mình trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giải quyết thủ tục hành chính và bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp khác. Bên cạnh đó, để đảm bảo thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được cập nhật kịp thời, mỗi người dân cũng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin khi có sự thay đổi theo quy định.

Ngày 01/7/2014, Bộ Chính trị khóa XI đã ban hành Nghị quyết số 36/NQ-TW về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Để cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Đảng về phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, thời gian qua, Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước hết sức cụ thể, thiết thực như: Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Quyết định số 714/QĐ-TTg ngày 22/5/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành danh mục cơ sở dữ liệu quốc gia cần ưu tiên triển khai tạo nền tảng phát triển chính phủ điện tử; Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020.

Ở nước ta hiện nay, việc quản lý dân cư do nhiều bộ, ngành cùng thực hiện, để phục vụ mục tiêu quản lý nhà nước, đồng thời đảm bảo quyền và nghĩa vụ của công dân trong từng ngành, lĩnh vực, các cơ quan quản lý nhà nước đều cấp cho công dân một loại giấy tờ nên mỗi công dân có thể sở hữu nhiều loại giấy tờ với những con số khác nhau (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu, thẻ bảo hiểm y tế, chứng minh nhân dân, hộ chiếu, sổ bảo hiểm xã hội, giấy phép lái xe, các loại thẻ, chứng chỉ,...). Thông tin trong các giấy tờ này có nội dung trùng lặp (họ, tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch...) nên khi sử dụng các giấy tờ để truy nguyên công dân thì đều hiển thị các thông tin trùng nhau, nhưng khi tham gia các giao dịch, công dân lại không thể sử dụng một trong các giấy tờ công dân để chứng minh tình trạng nhân thân của mình.

Việc nghiên cứu, xây dựng các cơ sở dữ liệu mới chỉ tập trung vào mục tiêu quản lý nhà nước của từng ngành, lĩnh vực mà chưa đặt vấn đề kết nối, chia sẻ thông tin chung về công dân giữa các cơ sở dữ liệu nên không khắc phục được tình trạng cục bộ, chia cắt thông tin về công dân, không thống nhất về thông tin cơ bản của một công dân trong các cơ sở dữ liệu, gây lãng phí nguồn lực về tài chính trong việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng (mở rộng cơ sở dữ liệu) và lãng phí nguồn nhân lực khi các cơ quan đều thực hiện việc nhập các dữ liệu trùng nhau.

Để khắc phục những hạn chế, bất cập trong công tác quản lý dân cư của các cơ quan quản lý nhà nước, ngày 08/6/2013, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 896/QĐ-TTg phê duyệt Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư giai đoạn 2013-2020. Đề án 896 ra đời đã khẳng định được vai trò quan trọng của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tạo sự đổi mới căn bản về tổ chức, hoạt động quản lý nhà nước về dân cư theo hướng hiện đại; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ công dân, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Và đến ngày 20/11/2014, tại kỳ họp thứ 8, Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật Căn cước công dân, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016. Trong đó, quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là tập hợp thông tin cơ bản của tất cả công dân Việt Nam được chuẩn hóa, số hóa, lưu trữ, quản lý bằng cơ sở hạ tầng thông tin để phục vụ quản lý nhà nước và giao dịch của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do Bộ Công an thống nhất, quản lý.

Xác định được vị trí, vai trò quan trọng của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, ngày 26/11/2015, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 2083/QĐ-TTg về việc phê duyệt chủ trương đầu tư dự án Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và giao cho Bộ Công an chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương khẩn trương tổ chức thực hiện để sớm đưa hệ thống vào khai thác, sử dụng. Để đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất trên toàn quốc, rút ngắn thời gian triển khai, tăng cường sự phối hợp của các Bộ, ngành, địa phương và nâng cao trách nhiệm của công dân trong việc cung cấp thông tin dân cư, ngày 13/3/2017, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 07/CT-TTg về việc tăng cường phối hợp triển khai xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư có vị trí, vai trò hết sức quan trọng của đời sống xã hội, cụ thể như sau:

Thứ nhất, thông qua việc tổ chức thu thập, cập nhật các thông tin cơ bản của công dân sẽ tạo lập nên một hệ cơ sở về dân cư tập trung, thống nhất từ Trung ương đến địa phương để dùng chung nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin dân cư phục vụ công tác quản lý nhà nước, hoạch định các chính sách phát triển kinh tế- xã hội, đảm bảo an sinh xã hội.

Thứ hai, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là căn cứ quan trọng để các cơ quan quản lý nhà nước nghiên cứu, đề xuất lộ trình đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ công dân, khắc phục tình trạng người dân phải sử dụng nhiều giấy tờ cá nhân nhưng không đem lại hiệu quả trong công tác giải quyết các thủ tục hành chính. Việc tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu khi giải quyết các thủ tục hành chính sẽ thay thế cho việc phải xuất trình hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ công dân khi thực hiện thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí và thời gian đi lại của nhân dân, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân.

Thứ ba, thông tin về dân cư được thu thập, cập nhật thường xuyên sẽ góp phần nâng cao năng lực, hiệu quả công tác quản lý dân cư, quản lý chắc biến động dân cư, quản lý các loại đối tượng, hỗ trợ công tác tra cứu, xác minh về nhân thân của công dân, góp phần đảm bảo an ninh, trật tự, đấu tranh phòng, chống tội phạm.

Thứ tư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được xây dựng với mục tiêu, kết nối chia sẻ thông tin về dân cư với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của các ngành, lĩnh vực trên toàn quốc, làm tăng khả năng khai thác, cập nhật thông tin về dân cư, hạn chế tối đa sự trùng lặp thông tin, giảm chi phí đầu tư từ ngân sách nhà nước đối với hạ tầng công nghệ thông tin của các cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Đồng thời, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư góp phần làm giảm khối lượng hồ sơ giấy tờ đang lưu trữ tại các cơ quan hành chính.

Như vậy, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, tạo nền tảng cho công tác quản lý nhà nước theo hướng hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm giấy tờ công dân, giảm thời gian và chi phí giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và góp phần phát triển Chính phủ điện tử. Trong đó, việc thu thập thông tin dân cư có ý nghĩa hết sức quan trọng quyết định đến sự thành công của cả hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Vì vậy, để việc triển khai thu thập thông tin dân cư đạt hiệu quả, đảm bảo tiến độ theo kế hoạch đề ra, Bộ Công an đề nghị mỗi công dân cần nắm vững các quy định của pháp luật về việc xây dựng, quản lý và khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; quyền và trách nhiệm trong việc cung cấp và khai thác thông tin Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trong quá trình tổ chức thu thập thông tin dân cư, Bộ Công an đề nghị công dân phối hợp thực hiện, một số nội dung như sau:

- Căn cứ vào các giấy tờ tùy thân, như: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân, Giấy khai sinh...đã được cấp và hướng dẫn của cơ quan Công an để kê khai đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cơ bản theo quy định tại khoản 1, Điều 9, Luật Căn cước công dân của bản thân và người thân trong hộ gia đình vào Phiếu thu nhập thông tin dân cư do Bộ Công an phát hành;

- Xuất trình các giấy tờ chứng minh thông tin thân nhân phục vụ việc kiểm tra, xác thực tính chính xác của thông tin dân cư được khai trong Phiếu thu thập thông tin dân cư;

- Kiểm tra, ký xác nhận vào mẫu Phiếu thu thập thông tin dân cư để đảm bảo căn cứ pháp lý của thông tin được thu thập, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Sau khi hoàn thành việc xây dựng hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, mỗi người dân được quyền khai thác thông tin của mình trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giải quyết thủ tục hành chính và bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp khác. Bên cạnh đó, để đảm bảo thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được cập nhật kịp thời, mỗi người dân cũng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin khi có sự thay đổi theo quy định.