Xã hội đang chung tay cải cách hành chính theo tinh thần của Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04 tháng 02 năm 2016 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016 - 2020. Trong kế hoạch cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính là một nội dung rất quan trọng nhằm đảm bảo thực hiện các thủ tục một cách nhanh chóng, mang tính hợp pháp, hợp lý, hiệu lực và hiệu quả cao trong đời sống xã hội.

Có nhiều quan niệm khác nhau về thủ tục hành chính, có quan niệm hoặc cho rằng thủ tục là cách thức, là lề lối giải quyết công việc theo một trình tự nhất định; hoặc cho đó là trình tự phải thực hiện kế tiếp nhau theo thứ tự thời gian nhằm thực hiện công vụ. Ngoài ra, cũng có quan niệm cho rằng thủ tục hành chính là trình tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước hoặc cá nhân, tổ chức được ủy quyền hợp pháp trong việc giải quyết các công việc của nhà nước và các kiến nghị, yêu cầu thích đáng của công dân hoặc tổ chức nhằm thi hành nghĩa vụ hành chính, bảo đảm công vụ nhà nước và phục vụ nhân dân.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính, thì thủ tục hành chính được quy định theo hướng giải thích từ ngữ như sau: “Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức”. Thủ tục hành chính được đặt ra để các cơ quan nhà nước có thể thực hiện mọi hoạt động cần thiết của mình.

Chính vì vậy mà thủ tục hành chính có ý nghĩa rất lớn đối với các cơ quan nhà nước và trong hoạt động của đời sống xã hội. Thủ tục hành chính có các vai trò cơ bản như sau:

Thứ nhất, thủ tục hành chính là nền tảng để hướng dẫn việc thực hiện pháp luật. Những quy định của pháp luật muốn đi vào đời sống xã hội rất cần đến các thủ tục hành chính. Các loại thủ tục hành chính quy định các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội giúp cho các hoạt động của thực tiễn xã hội được thực hiện thuận lợi, nhanh chóng và đồng bộ. Có như vậy các quy định của pháp luật mới đi vào thực tiễn cuộc sống một các nhanh chóng, đúng đắn, phù hợp với những đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước.

Thứ hai, thủ tục hành chính bảo đảm cho công việc được tiến hành theo một trật tự cần thiết và có thể kiểm soát được. Đây là một ý nghĩa rất to lớn nhằm đảm bảo cho các cơ quan nhà nước thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, đồng thời tạo thuận lợi trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các cơ quan nhà nước của quần chúng nhân dân.

Thứ ba, thủ tục hành chính nhằm để xác lập mối quan hệ giữa Nhà nước với công dân. Thủ tục hành chính phù hợp với thực tế, đơn giản, nhanh chóng, đem lại hiệu quả cao trong đời sống xã hội sẽ góp phần tạo niềm tin của quần chúng nhân dân vào Đảng, Nhà nước và cơ quan chính quyền. Thủ tục hành chính như vậy sẽ thiết lập mối quan hệ thân thiện giữa Nhà nước và nhân dân; ngược lại sự bất cập trong các thủ tục hành chính là nguyên nhân khiến mối quan hệ giữa Nhà nước và nhân dân ngày càng tách rời nhau.

Thứ tư, thủ tục hành chính là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các bên trong công việc được giao. Từ đó phát huy hết chức trách, nhiệm vụ của từng nhân viên trong công sở; đồng thời tạo thuận lợi cho thủ trưởng trong việc giám sát, kiểm tra việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức của mình.

Vì thủ tục hành chính cũng là bộ phận của pháp luật về hành chính nên việc xây dựng và thực hiện tốt các thủ tục hành chính sẽ có ý nghĩa rất lớn đối với quá trình xây dựng và triển khai luật pháp. Nếu không nhanh chóng cải cách thủ tục hành chính theo lộ trình thì dù hệ thống pháp luật của chúng ta có được bổ sung và hoàn thiện đến đâu, vai trò của nhà nước vẫn không thể nâng cao cho phù hợp với tình hình mới.

Hiệu quả của công tác cải cách thủ tục hành chính đã tạo bước chuyển về nhận thức và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính; mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước được cải thiện theo hướng phục vụ nhân dân, tạo được lòng tin với nhân dân. Tuy nhiên, cải cách thủ tục hành chính nhìn chung vẫn chưa đáp ứng yêu cầu đề ra, quy trình thủ tục hành chính ở một số khâu còn rườm rà, phức tạp. Thời gian giải quyết các thủ tục hành chính trên các lĩnh vực, nhất là thủ tục hành chính liên quan đến người dân và doanh nghiệp vẫn chưa được rút ngắn, gây phiền hà và tốn kém cho công dân. Đặc biệt là việc tổ chức khảo sát, lắng nghe ý kiến người dân, doanh nghiệp về các thủ tục hành chính và mức độ hài lòng của họ đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính trên các lĩnh vực vẫn chưa đem lại hiệu quả như mong muốn.